Pengertian Microsoft Word : Cara, Fungsi Serta Manfaat Microsoft Word

Ngelmu.id – Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata yang sangat populer pada saat ini, Aplikasi yang dikembangkan oleh microsoft ini terdapat dalam satu paket microsoft office yang berisi microsoft word, microsoft excel, microsoft power point, microsoft office publisher microsoft office access dan lain-lain..

Akan tetapi dari sekian banyak ini paket yang ditawarkan microsoft word yang paling sering dipakai oleh kebanyakan orang selain microsoft excel dan power point. Dalam perkembangannya microsoft word mengalami banyak perkembangan dari tahun ke tahun mulai dari microsoft word 1998, microsoft word 2003, microsoft word 2007, microsoft word 2010 dan microsoft word 2013. Dengan perkembangan tersebut microsoft telah menambahkan database dan tool yang baru untuk menyempurnakan agar microsoft word lebih mudah untuk digunakan. Dengan microsoft word dapat memudahkan kerja manusia dalam melakukan pengetikan surat maupun dokumen lain.

Cara Penggunaan Ms.Word

  • Home

Bagian Home adalah menu yang paling pertama dan paling dulu aktif saat kita pertama kali membuka Microsoft Word, sehingga bagian ini pula yang menjadi bagian paling penting dalam belajar MS Word. Jadi tanpa diapa-apakan langsung terbuka. Fungsi menunya pun merupakan yang paling banyak digunakan untuk tujuan pengetikan standar, seperti merubah font, ukuran tulisan, warna, mempertebal tulisan, mengatur posisi paragraf dan lain sebagainya. Berikut penjelasannya:

  • Cara Mengganti Font / Jenis Tulisan : Pada gambar pertama di atas perhatikan lingkaran yang ditandai dengan angka 1. Nah, cukup klik tanda seperti ujung anak panah di sampingnya biar semua jenisnya langsung tampak. Tapi sebelum itu, blok dulu kata, kalimat atau paragraf yang akan dirubah jenis hurufnya agar tools ini bisa bekerja. Cara memblok tulisan adalah dengan cara klik di samping tulisan yang akan diblok lalu tekan dan tarik hingga akhir kata yang akan dipilih, setelah itu baru mulai mengganti fontnya.
  • Cara mempertebal (bold), memiringkan (italic) dan memberi baris bawah pada kata (underline) – Tutorial MS Word ini dilakukan untuk memperjelas atau memberi tanda pada kata penting. Caranya blok dulu tulisannya lalu gunakan tools yang ada di dalam lingkaran yang ditandai dengan angka 2.
  • Memberi angka atau huruf pada daftar tertentu – Misalnya saja kamu mau buat resep masakan dan menunya terdiri dari berbagai bahan, maka agar listnya diberi angka atau huruf di awalnya maka cara ini digunakan. Adapun caranya adalah dengan memblok semua kalimatnya lalu pada lingkaran yang ditandai dengan angka 3 di atas tinggal pilih dan klik jenis bullet and numbering-nya.
  • Cara Mengatur posisi paragraf – Kalau kamu mau menulis tulisannya rata kiri, kanan, tengah atau rata semua kiri dan kanan maka bagian pada lingkaran nomor 4 di atas yang digunakan. Caranya simple sekali, klik sekali saja pada paragraf atau kalimatnya lalu gunakan salah satu tools dalam lingkaran no 4 tersebut. Biasanya kalau membuat judul dipilih yang ‘center’ biar lebih menarik.

  • Insert

Menu Insert fungsinya untuk memasukkan data atau pengaturan dalam ketikan dan yang paling lazim seperti cara membuat tabel, menambah gambar, grafik, berbagai bentuk gambar kotak, lingkaran dll, memberi link dalam tulisan, menambahkan catatan kaki dan header atau cop pada surat, dan sebagainya yang semuanya penting dilakukan untuk melengkapi tulisan yang kita buat lewat MS Office. Untuk melakukan semua langkah di bawah maka kamu harus melakukan langkah ini : Klik Insert >> lalu klik Icon yang disebutkan di bawah.

  • Bikin Tabel – Untuk bisa membuat tabel maka perhatikan pada gambar ke dua di atas yang diberi angka 1. Cukup klik lalu tarik ke samping kanan untuk menambah jumlah kolomnya dan tarik ke bawah untuk menambah baris tabelnya.
  • Memasukkan gambar – Sebenarnya dengan cara copy-paste saja bisa, tapi kalau mau yang sesuai prosedur cukup klik pada icon nomor 2 di atas.
  • Clip Art – Yang ditandai angka 3 di atas. Gunanya untuk memasukkan media apa saja, bukan hanya gambar, video dan file lainnya.
  • Shapes (nomor 4) – Ikon ini digunakan untuk keperluan membuat berbagai gambar dasar berbentuk kotak, linkaran, setengha lingkaran, bintang dan lainnya. Caranya cukup klik saja maka otomasis kursor yang digerakkan akan membentuk gambar tersebut. Adapun ukurannya menyesuaikan dengan tarikan kursornya.
  • Cara membuat grafik – Dalam belajar MS Word, membuat grafik adalah salah satu tutorial penting karena sering digunakan untuk penulisan data, seperti data penjualan, karyawan dan sebagainya. Toolsnya ada pada angka 5 di gambar kedua di atas. Caranya cukup klik lalu pilih modelnya dan terakhir klik ‘Ok’. Adapun pengaturannya akan dijelaskan lebih lengkap dalam halaman lain.
  • Cara Memberi Link Pada Tulisan di MS Office – Hyperlink yang ditandai dengan nomor 6 di atas digunakan jika dalam artikelnya ingin diberi link website yang ketika diklik akan langsung masuk ke webnya selama komputernya tersembung dengan internet.
  • Bikin Header, Footer dan Menambah Nomor Halaman – Kalau buat kop surat baiknya jangan manual tapi gunakan icon ini. Pada gambar dengan tanda no. 7 klik tulisan ‘Header’ untuk mulai menambah kolom khusus di atas ms office yang kamu gunakan. Tapi saat diklik akan ada beberapa pilihan, seperti posisi tengah atas, samping dan bawah atau yang dipojok kiri atas dan bawah. Demikian juga pada Footer / Catatan Kaki dan untuk memberi nomor halaman file kerja microsoft wordnya.
  • Symbol (no. 8) adalah untuk menambahkan simbol kecil saat mengetik, apakah itu berupa gambar unik, tanda, atau pun huruf tertentu yang tidak ada dalam jenis font yang disediakan. Caranya cukup klik lalu pilih yang sesuai yang kamu cari.

  • Page Layout

Pada menu Page Layout ini kamu tidak lagi berurusan soal belajar MS Word pada teknik penulisannya, tapi sudah masuk ke pengaturan hasil ketikanmu. Beberapa yang dilakukan adalah menentukan margin (batas tepi pengetikan di atas, samping dan bawah), mengatur spasi, bentuk lembaran apakah memanjang atau melebar, menentukan ukuran kertas, dan juga kolom tulisan apakah hanya 1 kolom atau dibuat seperti suratkbar dan masih banyak lagi.

  • Margins – Untuk mengatur lebar batas tulisan di atas, samping kiri dan kanan serta bawah. Maksudnya kita mengatur agar pengetikan berhenti sampai pada garis yang ditentukan dan agar terlihat rapi. Caranya, klik pada icon dengan tanda no 1 di atas lalu atur angkanya sesuai selera.
  • Orientation – Ini untuk mengatur bentuk penulisannya apakah melebar atau memanjang ke bawah. Ini juga akan berfungsi untuk mengatur hasil print ketikanmu di microsoft office yang mana tampilan tulisannya apakah melebar atau memanjang pada kertas HVS yang digunakan untuk mencetak. Caranya cukup klik dan pilih salah satunya.
  • Size – Cara mengatur ukuran kertas apakah HVS (A4) atau Folio, Letter atau Legal adalah dengan menggunakan icon dalam insert yang nomor 3 di atas. Biasanya untuk tugas sekolah seperti membuat makalah digunakan A4 atau Letter.
  • Columns – Funsi icon Columns ini adalah untuk membuat tulisannya berkolom-kolom seperti layaknya tulisan surat kabar. Jika tidak ingin menggunakan ini maka tidak usah diklik karena otomatis setiap halaman di ms word langsung dalam bentuk 1 kolom.
  • Indent – Untuk Mengatur posisi paragraf apakah agak masuk atau dibuat pas pada marginnya maka icon dengan tanda nagka 5 ini yang digunakan. Tinggal coba atur dengan merubah angka pada Left dan Right-nya.
  • Spacing – Cara mengatur spasi tulisan dari ketikan adalah dengan menggunakan tool angka 6 di gambar ke tiga di atas. Before artinya spasi sebelum paragrafnya dan After adalah setelahnya.

Mengenai Menu Bar yang lain seperti, References, Mailings, Review, View, Add-Ins, dan Acrobat bisa dibilang jarang digunakan untuk tujuan pengetikan dasar, kecuali untuk tujuan tertentu, seperti mengetahui jumlah karakter pada menu Review >> Word Count atau Add-Ins untuk menggunakan aplikasi yang diinstall ke dalamnya seperti Al-Qur’an in Word dan sebagainya.

Fungsi Microsoft Word

Adapun fungsi dari mirosoft word adalah sebagai pengolah kata sehingga semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata dapat dilakukan dengan aplikasi ini seperti:

  • membuat surat
  • membuat tabel
  • membuat tulisan dengan berbagai variasi (word Art)
  • memasukan gambar
  • dan membuat dokumen

Manfaat Microsoft word

Adapun manfaat dari microsoft word adalah sebagai berikut:

  • Memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan

Dengan microsoft word kita bisa membuat dokumen sesuai dengan yang kita inginkan dan kita bisa mengedit dan merubah jika terjadi kesalahan sebelum dicetak. Anda juga bisa membuat tabel dengan variasi sesuai dengan yang anda inginkan.

  • Menghemat Waktu dalam Pekerjaan

Dengan kita menggunakan microsoft word kita dapat menghemat waktu dalam pekerjaan kita, kita bisa menggunakan fungsi mail marge untuk membuat surat massal sehingga dapat menghemat waktu bila dibandingkan dengan harus mengetik atau menulis satu per satu surat yang akan dicetak.

  • Menghemat Kertas dan Biaya

Dengan microsoft word kita dapat menghemat kertas yang digunakan karena kita bisa menyimpan hasil pekerjaan kita dalam bentuk file sehingga tidak memerlukan banyak kertas untuk mencetak dokumen untuk archive dan juga akan lebih menghemat biaya operasional.