Pengertian Microsoft Excel : Fungsi, Dan Mengenal Rumus Excel

Ngelmu.id – Program ini memungkinkan penggunanya untuk membuat lembar kerja spreadsheet dengan berbagai fitur kalkulasi akurat dan mudah dioperasikan. Hingga saat ini, Microsoft Excel menjadi salah satu program spreadsheet terpopuler dan dipergunakan oleh berbagai kalangan, baik di platform Windows maupun Mac OS.

Untuk mengoperasikan Excel sendiri terbilang gampang-gampang susah. Jika kita memang sudah tahu rumus dan logika perhitungan excel, maka dengan gampangnya menggunakan aplikasi ini. Sebaliknya jika kita belum paham maka kita tidak dapat menggunakannya secara optimal. Bahkan jika salah menggunakan rumus dapat berakibat kesalahan dalam membaca data. Maka dari itu pelajarilah rumus dan logika excel agar dapat mengoperasikan excel dengan baik dan optimal.

Pada awal peluncurannya, nama excel menjadi perdebatan antara Microsoft dengan perusahaan lain yang juga memiliki program dengan nama Excel. Dan pada akhirnya Microsoft mengakhiri tuntutan tersebut dengan mengubah nama menjadi Microsoft Excel dalam rilis pers dan dokumen Microsoft.

Namun pada kenyataannya, hal ini diabaikan oleh Microsoft. Microsoft bahkan membeli Excel dari perusahaan yang menuntut sebelumnya. Karena itulah penggunaan nama Excel tidak menjadi masalah lagi.

Sebagai singkatan program Excel, microsoft sering menggunakan huruf XL. Excel juga menyediakan keunggulan antarmuka dibanding program spreadsheet pendahulunya namun esensinya masih sama dengan VisiCalc (software spreadsheet yang terkenal pertama kali).

Sejak tahun 1993, Excel sudah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Application yang menambah kemampuan Excel dalam menambah fungsi yang didefinisikan oleh pengguna untuk dipergunakan dalam worksheet. Di versi berikutnya, Excel menambah IDE (Integrated Development Environment) untuk bahasa VBA Excel. IDE ini akan memudahkan kalangan programmer untuk membuat sebuah program.

Format atau Extensi File Microsoft Excel

Dari pertama kali dirilis, Excel menggunakan format berkas biner yang disebut dengan Binary Interchange File Format (BIFF) sebagai format berkas utamanya. Hal ini berubah ketika Microsoft merilis Office System 2007 yang memperkenalkan Office Open XML sebagai format berkas utamanya. Office Open XML adalah sebuah berkas kontainer berbasis XML yang mirip dengan XML Spreadsheet (XMLSS), yang diperkenalkan pada Excel 2002. Berkas versi XML tidak dapat menyimpan macro VBA.

Meskipun mendukung format XML yang baru, Excel 2007 masih mendukung format-format lamanya yang masih berbasis BIFF yang tradisional. Selain itu, kebanyakan versi Microsoft Excel juga mendukung format Comma Separated Values (CSV), DBase File (DBF), SYmbolic LinK (SYLK), Data Interchange Format (DIF) dan banyak format lainnya, termasuk di antaranya format worksheet milik Lotus 1-2-3 (WKS, WK1, WK2, dan lain-lain) dan Quattro Pro.

Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel :

  • .xls, merupakan format default Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.
  • .xlt, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.
  • .XML, atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu menampung macro VBA.
  • .xla, merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.
  • .xlsx, merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tidak dapat menyimpan macro VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format .xls yang kuno.
  • .xlsm, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro VBA.
  • *.xlsb, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk biner. Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk menangani worksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.
  • .xltm, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu menyimpan macro VBA. Merupakan pengganti dari format*.xlt.
  • .xlam, merupakan format untuk Excel Add-in untuk menambah kemampuan Excel 12. Secara default mampu menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.

Fungsi Dan Kegunaan Microsoft Excel

  • Operator Dasar Atau Acuan

Dasar dari penulisan rumus pada Microsoft excel adalah tanda titik dua, koma, dan sama dengan.  Berikut adalah penjelasannya :

  1. Tanda Titik dua (:) adalah tanda penghubung antara 2 buah atau sekelompok cell yang berbeda pada saat penulisan rumus fungsi. Contoh =A1:C3 (gabungan cell yang terdapat diantara cell A1 sampai dengan Cell C3.
  2. Tanda Koma (,) atau tanda titik koma (;) adlh tanda untuk memisahkan antara cell Contoh =A1;A2 Atau =A1,A2 
  3. Tanda Sama Dengan adalah tanda yang diketikan pertama saat memasukan rumus contoh =B2

  • Operator Aritmatika

Aritmatika sebagai Fungsi atau rumus yang digunakan untuk melakukan operasi penjumlahan, pengurangan, pembagian, perkalian dan perpangkatan atau operator yg digunakan untuk melakukan perhitungan pada bilangan. Contoh Tanda +,-,/,*, dan ^. untuk lebih jelasnya baca Tutorial Dasar Rumus Aritmatika Di Ms. Excel

  • Operator Perbandingan

Sesuai dengan namanya, operator perbandingan membandingkan nilai dari 2 buah data. Hasilnya TRUE atau FALSE. Hasil perbandingan akan bernilai TRUE jika kondisi perbandingan tersebut benar, atau FALSE jika kondisinya salah. Data untuk operator perbandingan ini bisa berupa tipe data angka (integer atau float), maupun bertipe string. Operator perbandingan akan memeriksa nilai kebenaran dari masing-masing data contoh =,>,<,>=,<=,<> Anda Dapat Membaca Fungsi Operator Perbandingan Excel

  • Operator Penggabungan Teks

Untuk menggabungkan data yang berupa teks. dapat menggunakan operator ampersend (&). Fungsi ini biasa dipakai untuk mengabungkan 2 buah cell dan ditampilkan dalam satu Cell. Contoh Penulisannya Baca Cara Menggabungkan isi Cell di Ms. Excel

  • Operator Logika

Operator Logika adalah operator yang digunakan untuk membandingkan 2 kondisi logika, yaitu logika benar (TRUE) dan logika salah (FALSE). Operator logika sering digunakan untuk kodisi IF, contoh operator logika adalah  AND, OR, NOT dan IF. Untuk Contoh Pengunaannya Baca Belajar Fungsi IF pada Microsoft Excel

Rumus Fungsi

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel, anda tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Berikut adalah beberapa kategori fungsi dalam Microsoft Excel :

  • Fungsi Financial : Untuk mengolah data keuangan
  • Fungsi Date & Time : Untuk mengolah data tanggal dan waktu.
  • Fungsi Math & Trig : Untuk mengolah data matematika dan trigonometri.
  • Fungsi Statistical : Untuk mengolah data statistik.
  • Fungsi Lookup dan Reference : Untuk mengolah data berdasarkan tabel & data referensi.
  • Fungsi Database : Untuk mengolah database.
  • Fungsi Text : Untuk memanipulasi teks.
  • Fungsi Logical : Untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan logika.
  • Fungsi Information : Untuk mendapatkan informasi pada sel atau range.
  • Fungsi Engineering : Untuk pengolahan data teknik

Seperti pada sebagian besar program Ms Office yang memiliki berbagai macam menu. Ms Excel juga mempunyai menu pilihan dengan fungsi masing-masing. Ada Clipboard, Font, Alignment, Numbers, Styles, Cells dan Editing dan semuanya dapat digunakan sesuai dengan kabutuhan pengguna.

Bagi pemula yang baru saja mengenal Excel tentunya harus mengetahui beberapa komponen yang terdapat di dalamnya yakni sebagai berikut.

  • Row heading

Row heading biasa disebut dengan kepala garis, merupakan bagian yang berguna untuk menunjukkan lokasi baris yang sedang dikerjakan. Jumlah baris yang terdapat di excel sebanyak 65.536 baris. Letaknya di bagian kiri yang berupa tulisan angka-angka dari angka 1 sampai seterusnya.

  • Column heading

Sama seperti row heading, bagian ini juga berfungsi sebagai penunjuk lembar kerja yang berupa huruf A sampai Z. Setelah sampai pada kolom Z, pengguna akan menjumpai kolom AA, AB, sampai dengan AZ dan BA, BB sampai BZ dan seterusnya sampai jumlah terakhir kolom ke 256.

  • Cell pointer

Merupakan fungsi yang berguna untuk menunjukkan cell yang aktif. Misalkan yang aktif adalah B2, maka cell pointer akan terletak di cell tersebut.

  • Formula bar

Tempat untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan digunakan dalam perhitungan dan terletak di bawah menu bar.

Mengenal Rumus di Excel

Rumus merupakan bagian terpenting pada aplikasi Ms Excel, jika salah dalam penulisan rumus maka data tidak akan selesai dengan sempurna. Berikut ini beberapa lambang yang digunakan dalam penulisan rumus.

  • = digunakan hampir pada setiap awal penulisan rumus.
  • + untuk menambahkan.
  • – untuk mengurangkan.
  • * untuk mengalikan.
  • / untuk membagi.
  • SUM untuk menjumlahkan data.
  • AVERAGE dan COUNT untuk menentukan jumlah rata-rata.
  • MIN dan Max untuk menentukan jumlah nilai terkecil dan terbesar.

  • Header dan Footer

Sama halya pada aplikasi Ms Word, pengguna Ms Excel juga dapat menambahkan header dan footer bila perlu. Caranya pilih menu Insert pilih Header Footer, setelah itu lembar kerja pengguna akan mempunyai tampilan seperti ini.